邮件管理技巧

一、为邮件分类制定简单的规则

很多人在将收到的邮件进行分类的时候都会采用比较基本的规则，例如将垃圾邮件、工作邮件、个人邮件等几类进行分类。但是这种分类方法在处理邮件数量比较多的时候就不适用了，这个时候需要制定更复杂的规则。以10年工作经验的人力资源主管陈小姐的经验为例：她对邮件分类有着详细的规则。“我的分类大致分为四类，分别为：紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。收到一封邮件后，先看发件人和邮件主题，判断是否需要立刻处理，然后将邮件放在相应的文件夹内。如果是上司的邮件，那不管是什么类型，我都会立即处理。”

二、充分利用邮件主题

大部分人在发送邮件的时候都会写上邮件主题，但有些人的邮件主题并不明确，让人无法看出究竟是工作上的交流还是生活上的闲聊。邮件主题其实就是对整封邮件内容的提炼和概括，也是邮件最核心的内容。一封好的邮件主题应该用一句话表达出邮件的主旨，让人在看完之后就能立刻明白邮件的大概内容。

三、做好收件人管理

如果一个人的收件箱内总是塞满了各种垃圾邮件的话，那他一定会对电子邮件产生厌恶感。因此，做好收件人管理就显得非常重要了。很多人都认为收件人管理就是将电子邮件地址存入联系人名单中那么简单，但其实这只是收件人管理最基本的内容。很多人会将邮件发送给错误的人，例如把私人间的闲聊发到公司的工作邮箱中，这就会造成一些不必要的麻烦。

四、不轻易使用群发功能

在很多人看来，群发是一个非常方便的功能，只要轻点一下鼠标，就能同时发送给很多人。但是很多人其实并不喜欢群发功能，尤其是那种没有经过仔细分类就胡乱发送的行为。很多人可能会觉得自己使用群发功能时占据了主导地位，但是事实上是你在不知不觉中失去了客户和朋友的心。因为如果人们觉得他们被当做了“群发名单”中的一员的话，就会对这种行为感到不满和愤怒。

五、回复邮件要及时

虽然说电子邮件没有固定的回复时间，但是这并不代表可以无限期地拖延回复时间。在收到一封电子邮件之后如果要在第一时间回复的话可能会比较困难，但至少应该在一周之内回复。如果不能在第一时间回复的话也应该先回复一个简单的回复告知收件人你已经收到他的邮件并且需要一些时间来仔细阅读并且会尽快回复。这样可以避免对方一直等待你的回复而浪费时间。如果确实很忙的话也可以在日程安排上做出相应的调整以尽早回复邮件。